Uw zakelijke klant betwist de factuur. Wat doet u nu?

Vraag wat er precies wordt betwist

Een openstaande factuur en een betwiste factuur vragen niet automatisch dezelfde aanpak. Vraag uw klant welk onderdeel hij betwist en waarom. Gaat het over de prijs, de kwaliteit, de hoeveelheid, de uitvoering of een ontbrekend document? Met alleen de mededeling dat de klant niet akkoord gaat, blijft de volgende stap onduidelijk.

Vat uw begrip van het bezwaar schriftelijk samen en geef de klant ruimte om het aan te vullen. Houd uw toon zakelijk. Het doel van dit contact is eerst vaststellen waar de onenigheid zit.

Leg de factuur naast de gemaakte afspraken

Verzamel de relevante stukken en zet ze in volgorde. Maak onderscheid tussen wat schriftelijk is overeengekomen, wat later is aangepast en wat beide partijen nu anders lijken te begrijpen.

• De offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst.
• De afspraken over prijs, levering, uitvoering en betaling.
• Bewijsstukken van geleverde producten of uitgevoerde prestaties.
• E-mails over wijzigingen, klachten of aanvaarding.
• De factuur, eventuele creditnota’s en ontvangen betalingen.

Onderzoek of een oplossing mogelijk is

Soms gaat het om een administratieve fout die u kunt rechtzetten. Soms moet een prestatie worden toegelicht of een afspraak verder worden uitgewerkt. Bespreek concreet wat nodig is om het dossier vooruit te helpen en bevestig de uitkomst schriftelijk.

Ga er niet automatisch van uit dat elk bezwaar ongegrond is. Omgekeerd betekent een bezwaar ook niet vanzelf dat uw volledige factuur vervalt. Welke rechten en vervolgstappen er zijn, hangt af van de feiten, de overeenkomst en de toepasselijke regels.

Geef een betwisting volledig mee bij overdracht

Wilt u hulp bij de opvolging, vermeld de betwisting dan vanaf het eerste gesprek en bezorg de relevante communicatie. Een onvolledig dossier kan leiden tot een aanpak die niet bij de situatie past.

Blijft er een inhoudelijk geschil bestaan, dan kan juridisch advies nodig zijn om uw positie te beoordelen. Maak daarom eerst afspraken over de beoordeling van het dossier en over wie eventuele verdere stappen mag zetten.