Maak betalen zo eenvoudig mogelijk
Een goede betalingsherinnering beantwoordt drie vragen: welke factuur bedoelt u, welk bedrag staat nog open en wat verwacht u nu van de klant? Vermeld de factuurdatum, het nummer, de oorspronkelijke vervaldatum en de correcte betaalgegevens. Voeg de factuur opnieuw toe zodat uw contactpersoon niet hoeft te zoeken.
Controleer eerst of er intussen een betaling is ontvangen. Kijk ook na of er een bezwaar, creditnota of afwijkende afspraak bestaat. Een onterechte herinnering kost vertrouwen en veroorzaakt extra werk aan beide kanten.
Een voorbeeld voor een eerste herinnering
Onderwerp: betalingsherinnering voor factuur [factuurnummer]
Beste [naam], volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] nog open. De factuur verviel op [vervaldatum]. Het openstaande bedrag is [bedrag]. U vindt de factuur opnieuw in de bijlage.
Wilt u de betaling nakijken en ons laten weten wanneer we die mogen verwachten? U kunt overschrijven op [IBAN] met vermelding van [betalingsreferentie]. Is er een vraag over de factuur of is de betaling intussen uitgevoerd? Laat het ons gerust weten. Bedankt voor uw reactie. Met vriendelijke groeten, [naam en bedrijf].
Stem uw bericht af op het dossier
Dit voorbeeld is een vertrekpunt voor een zakelijke herinnering, geen ingebrekestelling op maat. Pas de tekst aan uw overeenkomst, de eerdere communicatie en de situatie van de klant aan. Voeg niet zomaar interesten, schadevergoedingen of juridische dreigingen toe zonder na te gaan of die in uw dossier passen.
Blijft een reactie uit, kies dan bewust een volgende contactpoging. Een kort telefoongesprek met de juiste financiële contactpersoon kan duidelijk maken of het om een administratief probleem, een betwisting of een betalingsprobleem gaat.
Leg de uitkomst vast
Noteer de verzenddatum, de ontvanger en een eventuele reactie. Spreekt u telefonisch iets af, bevestig dat dan schriftelijk. Leg vast welk bedrag wanneer wordt betaald en wanneer u opnieuw contact opneemt.
Met een gedeeld overzicht hoeft een collega het verhaal niet opnieuw uit te zoeken. En als externe opvolging nodig wordt, hebt u een bruikbare geschiedenis van uw eigen inspanningen.
Verder lezen over dit onderwerp?
Ontdek alle artikelen over betalingsopvolging