Kijk verder dan de vervaldatum
Een factuur die een paar dagen openstaat, vertelt nog niet het volledige verhaal. Misschien ontbreekt een bestelnummer, is de factuur bij de verkeerde persoon beland of wacht de klant op een interne goedkeuring. Een gerichte vraag kan dan meer opleveren dan nog een automatische herinnering.
Het wordt anders wanneer u al verschillende keren contact hebt gezocht, afspraken niet worden nagekomen en er geen duidelijke reactie volgt. Beoordeel dan niet alleen het bedrag, maar ook de tijd die uw team inmiddels aan de opvolging besteedt.
Signalen dat uw huidige aanpak vastloopt
Externe hulp kan zinvol zijn zodra uw eigen opvolging geen beweging meer brengt. Een vaste overdrachtsregel helpt om dossiers consequent te behandelen, zonder elke week opnieuw dezelfde beslissing te nemen.
- De klant reageert niet op gerichte vragen over de betaling.
- Toegezegde betaaldatums verstrijken zonder betaling of toelichting.
- Uw medewerkers besteden steeds meer tijd aan hetzelfde dossier.
- U wilt een zakelijke afstand creëren en tegelijk ruimte houden voor overleg.
Maak eerst helder wat er openstaat
Verzamel de factuur, de overeenkomst of aanvaarde offerte, uw toepasselijke afspraken en eventuele bewijsstukken van levering of uitvoering. Voeg uw eerdere berichten en een overzicht van ontvangen deelbetalingen toe. Zorg dat de identiteit van beide ondernemingen correct is.
Vermeld ook wat de klant heeft gezegd. Een inhoudelijke betwisting vraagt een andere beoordeling dan een klant die de factuur erkent maar niet betaalt. Een volledig dossier voorkomt dat dezelfde vragen later opnieuw moeten worden gesteld.
Spreek de aanpak en de kosten vooraf af
Vraag hoe de opvolging verloopt, hoe u nieuws ontvangt en welke kosten of voorwaarden van toepassing zijn. Maak ook duidelijk wat er gebeurt als er een betwisting ontstaat of als verdere stappen worden overwogen. Geef geen akkoord op basis van alleen een algemene succesbelofte.
Een goede eerste bespreking brengt uw dossier en uw verwachtingen bij elkaar. Zo weet u wat de volgende stap is en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Verder lezen over dit onderwerp?
Ontdek alle artikelen over minnelijke incasso