Uw klant zegt dat de factuur onvolledig is: welke gegevens controleert u eerst?

Bronnen

• Basisprincipes voor een elektronische factuur - e-factuur
• Algemene vragen over de B2B-verplichting (factureren aan ondernemingen) - e-factuur

Vraag eerst wat ‘onvolledig’ precies betekent

Een klant meldt dat de factuur onvolledig is. Dat is een reden om te controleren, maar zegt op zichzelf nog niet welk gegeven ontbreekt of wat de gevolgen zijn. Vraag daarom concreet: welk veld of document ontbreekt, en wat kan de klant daardoor niet doen?

Maak onderscheid tussen een wettelijke factuurvermelding, informatie die nodig is om de transactie te herkennen en een interne goedkeuringsvereiste van de klant. Een bestelbonnummer, kostenplaats of projectcode kan bijvoorbeeld belangrijk zijn voor de verwerking bij de klant, maar is daardoor niet automatisch een algemene wettelijke factuurvermelding.

Noteer ook wie de factuur behandelt en wat er precies geblokkeerd is: matching met de bestelling, goedkeuring door een verantwoordelijke of verwerking in de boekhouding. Zo vermijdt u een algemene mailwisseling zonder duidelijke volgende stap.

• Welk gegeven of bewijsstuk ontbreekt volgens de klant?
• Op welke factuur en transactie slaat de vraag?
• Is het een wettelijke, contractuele of interne vereiste?
• Wie kan bevestigen dat het dossier opnieuw verwerkt kan worden?

Leg de factuur naast de bestelling en de levering

Controleer of de juiste juridische entiteit als klant vermeld staat. Vergelijk de naam en identificatiegegevens met de overeenkomst, bestelbon en klantfiche. Ga na of de factuur naar het afgesproken facturatieadres of kanaal is gestuurd.

Kijk daarna of de factuur aansluit bij wat werkelijk geleverd of uitgevoerd is. Vergelijk de omschrijving, hoeveelheid en prijs met de offerte, bestelbon, leveringsbon of prestatiebevestiging. Een herkenbaar verband tussen factuur en levering of dienst is belangrijk voor een controleerbare administratie. De FOD Financiën beschrijft dit samen met de beginselen van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid voor elektronische facturen.

Zit het probleem niet in de factuur zelf, maar in een ontbrekend bewijsstuk? Vraag dan welk document de klant nodig heeft en controleer of het bestaat en bij de juiste opdracht hoort.

• Komen klantgegevens en ondernemingsidentificatie overeen?
• Kloppen omschrijving, aantallen en bedragen met de gemaakte afspraken?
• Is er een leveringsbewijs of bevestiging van de uitgevoerde prestatie?
• Zijn de gevraagde bestel- of projectreferenties correct opgenomen?

Controleer kerngegevens en berekeningen

Loop vervolgens de zichtbare factuurgegevens na, zoals datum, uniek factuurnummer, identificatie van leverancier en klant, omschrijving, bedragen en btw-behandeling. Controleer ook de optellingen en het totaal. Dit is een praktische controle, geen volledige juridische lijst: de vereisten kunnen afhangen van de transactie en de toepasselijke btw-regeling.

Twijfelt u over een btw-vermelding of een bijzondere situatie, stem dan af met uw boekhouder of fiscaal adviseur. Welke vermeldingen vereist zijn, hangt mede af van de transactie en de btw-regeling. Laat bij twijfel de toepasselijke vereisten bevestigen.

• Factuurdatum en uniek nummer
• Identiteit van leverancier en klant
• Omschrijving van de prestatie of goederen
• Bedragen, berekeningen en toepasselijke btw-informatie

Controleer het documentkanaal bij e-facturatie

Sinds 1 januari 2026 geldt voor B2B-handelingen binnen het toepassingsgebied in principe de verplichting om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken. Een pdf die per e-mail wordt verstuurd, is daarvoor niet zomaar een vervanging. Er zijn uitzonderingen en de regels voorzien voorwaarden voor een overeengekomen alternatief of een technische terugvalmaatregel.

Vraag dus of de klant bedoelt dat inhoudelijke gegevens ontbreken, of dat de factuur niet is aangekomen of niet verwerkt kon worden. Controleer welk kanaal werd gebruikt, of het document naar de juiste onderneming ging en of er een technische foutmelding is. Ga niet zonder controle uit van één verplichte verzendroute voor elke situatie.

• Is het juiste document in het afgesproken kanaal verstuurd?
• Is er een ontvangst- of foutmelding?
• Heeft de klant een concrete technische of inhoudelijke vraag?

Spreek een concrete correctie of vervolgstap af

Blijkt er een echte fout of ontbreekt een vereist gegeven, leg dan vast wie de correctie uitvoert en welk document de klant nodig heeft om de factuur opnieuw te verwerken. Volg de passende boekhoudkundige procedure; pas een factuur niet informeel aan zonder te controleren welke correctie in de situatie nodig is.

Gaat het om een interne klantreferentie, bevestig dan of die volgens de overeenkomst of afgesproken facturatieprocedure nodig is. Is de factuur volgens uw controle correct, vraag de klant dan om het bezwaar of de verwerkingsblokkade nader toe te lichten. Bevestig de uitkomst en de volgende stap schriftelijk.

Houd de factuur, de afspraken, bewijsstukken en relevante communicatie samen. Zo kan een collega het dossier overnemen zonder dezelfde vragen opnieuw te stellen.

• Wat wordt aangepast of aangevuld?
• Wie bezorgt het gegeven of document?
• Wat bevestigt de klant zodra de factuur opnieuw kan worden verwerkt?

Maak van de melding een verbetering voor volgende facturen

Als dezelfde referentie of hetzelfde bewijsstuk vaker ontbreekt, bespreek dan met sales en boekhouding waar die informatie het best wordt vastgelegd: bij de klantfiche, de offerte of de orderinvoer. Zo wordt een eenmalige vraag bruikbaar voor uw interne proces.

Wilt u een concrete factuur of uw opvolgingsproces bespreken? Neem contact op met CollectPro. We bekijken samen welke informatie en vervolgstap voor uw situatie relevant zijn.